scroll

MBO Medewerker secretariaat en receptie

1 Welkom!

Welkom bij de proefles van de opleiding MBO Medewerker secretariaat en receptie. Door het doen van deze proefles krijg je meer inzicht in wat je kunt verwachten van het studeren bij NTI. Wij vinden het belangrijk dat jij een weloverwogen studiekeuze maakt. In deze proefles duik je in de lesstof en zie je hoe het lesmateriaal eruit ziet. Natuurlijk kunnen we in deze proefles maar een heel klein gedeelte van de lesstof behandelen, we hopen dan ook dat dit onderwerp je aanspreekt ;-). Tijdens het doornemen van de lesstof kun je je kennis gelijk testen met de mutiple choice vragen! 

Succes met de proefles!

2 Proefles: MBO Secretarieel medewerker

Opleiding Secretarieel medewerker

Proefles: Secretarieel medewerker

Leuk dat je een proefles hebt aangevraagd! Met deze proefles krijg je een indruk van de mbo-opleiding Secretarieel medewerker. Je krijgt inzicht in de lesstof. Je kunt ook vragen maken en deze zelf nakijken. Mocht je andere vragen hebben, neem dan gerust contact met ons op. Heel veel succes en plezier met de proefles.

Student aan het woord

“Het is heel erg fijn om zelf te mogen bepalen wanneer ik studeer. Als je vragen hebt, kun je gewoon mailen of bellen met een studieadviseur van het NTI of je kunt op het online forum ervaringen uitwisselen met medestudenten. Aanmelden voor verplichte dagen of examens kun je eenvoudig via Mijn NTI doen, geweldig!"

Inschrijven voor deze opleidingStudiegids aanvragenBel me terug

De agenda beheren

Als secretaresse beheer je de agenda van de manager. Dat is niet altijd gemakkelijk. Ondernemende managers komen immers altijd tijd tekort. Dat geldt vaak ook voor hun secretaresse. Tijd is geld. Dat is vooral van toepassing in een bedrijf. Dit betekent dat men de tijd die men heeft, goed moet besteden. Dat kan alleen door er zorgvuldig mee om te gaan. Zorg ervoor dat er geen kostbare tijd verloren gaat. De tijd zelf is niet te beinvloeden. Die gaat gewoon door. Je kunt er niet meer of minder van maken.

Men spreekt ook wel van timemanagement het beheersen, het in eigen hand nemen van de tijd; van je eigen tijd en van die van je manager. Dit houdt in dat je hem helpt op een weloverwogen manier de werkzaamheden te plannen en tijdig uit te voeren, zodanig dat hij niet doorlopend gestrest is en toch alles op tijd afkrijgt. Dat is niet alleen van belang voor de uitvoering van het werk, maar ook voor de manager zelf. Wanneer die doorlopend achter de feiten aanloopt, gaat het al snel mis met hem.

Timemanagement kun je ook zien als het beïnvloeden van het eigen gedrag. Als het zelf kiezen voor wat je gaat doen en hoe je dat gaat doen. Goede secretaresses - en goede managers - houden zich daar hun hele loopbaan intensief mee bezig. Het beheren van de agenda van de manager door de secretaresse speelt daarbij een belangrijke rol. Dat houdt veel meer in dan alleen maar invullen. Agendabeheer betekent: zorgvuldig en vindingrijk met de tijd omgaan.

Hoe ga je zorgvuldig en vindingrijk met tijd om?

De belangrijkste manieren om doeltreffend met de tijd om te gaan, zijn:

  • plannen
    Door je werkzaamheden te plannen, dat wil zeggen over de tijd te verdelen, kun je voorkomen dat je het de ene dag razend druk hebt en de volgende dag niets te doen hebt. Geen van beide is prettig;
  • prioriteiten stellen
    Dat betekent dat je de klussen die voorrang hebben, ook het eerst doet. Als een brief vandaag nog de deur uit moet, ga je niet eerst een rapport schrijven waar je een week over doet. Je kunt werkzaamheden onderverdelen in: urgent, zeer belangrijk en belangrijk. In deze volgorde werk je ze ook af.

De agenda

Als secretaresse weet je meestal precies waar de manager zich mee bezighoudt. En ook of hij het druk heeft of niet. Kortom, jouw werk is nauw met dat van de manager verweven. Je regelt zelfs voor een deel diens werk. Je bent dus in feite de manager van de manager.

Hierbij speelt de agenda een belangrijke rol. Het woord agenda komt uit het Latijn en betekent: ‘ wat te doen staat'. Dat laatste kan in een bedrijf tegenwoordig niemand meer uit het hoofd weten, zelfs de manager niet. Zonder een zorgvuldig bijgehouden agenda kan hij zijn werk dan ook niet goed uitvoeren. Elke dag ziet hij in zijn agenda wat er moet gebeuren.

Om de agenda van de manager goed te kunnen beheren, is het nodig daar met hem een aantal punten over af te spreken, bijvoorbeeld dat hij zelfgemaakte afspraken zo spoedig mogelijk aan jou doorgeeft. Jij kunt die dan in de agenda verwerken. Zo voorkom je dat de agenda, die jij beheert, 'achterloopt'. Geeft de manager zijn afspraken niet zorgvuldig aan jou door, dan kun jij nooit definitieve afspraken voor hem maken. Daar ondervindt hij dan zelf nadeel van.

Je kunt ook afspreken dat de manager zelf alleen voorlopige afspraken maakt en dat jij die later - schriftelijk of telefonisch - bevestigt. Ook kan hij een gesprekspartner aan het eind van het telefoongesprek met jou doorverbinden. Jij kunt dan precies vertellen wat de mogelijkheden voor de afspraken zijn en die afspraak vervolgens definitief maken.

Een oplossing voor dit probleem is een elektronische agenda. Wanneer de computers in het bedrijf gekoppeld zijn, kan de afspraak die de manager heeft gemaakt op de computer van de secretaresse terechtkomen. Zij kan dan direct beoordelen of de afspraak in de agenda past.

Het is daarom verstandig om dagelijks de agenda ‘ s te vergelijken om te zien of alles nog klopt. Of er geen dubbele afspraken zijn. En of er geen onnodig tijdverlies ontstaat doordat afspraken onhandig gemaakt zijn.

Zonder fouten

Het lijkt vanzelfsprekend om foutloos afspraken te maken. In werkelijkheid worden daar door de haast en drukte in bedrijven veel fouten mee gemaakt. Vooral de datum wordt vaak verkeerd genoteerd. De gesprekspartner komt dan een dag of een week te vroeg of te laat opdagen. Ook over de plaats zijn vaak misverstanden. Dat betekent allemaal tijdverlies en irritatie. Besteed daar dus zorg aan!

Je kunt veel problemen voorkomen door aan het eind van het gesprek de afspraak duidelijk te herhalen, vooral datum, tijdstip en plaats. Vraag ook of de ander alles net zo heeft genoteerd als jij.

Noodzakelijke gegevens
Behalve de datum, het tijdstip en de plaats zijn meestal nog andere gegevens belangrijk, bijvoorbeeld:

  • het onderwerp of het doel van het gesprek;
  • wie er aan het gesprek deelnemen;
  • de namen, adressen en (mobiele) telefoonnummers van de deelnemers (voor het geval de afspraak niet doorgaat of gewijzigd wordt);
  • het vermoedelijke eindtijdstip.
    Het is verstandig om de agenda met potlood in te vullen. Je kunt dan gemakkelijk wijzigingen aanbrengen voor het geval er iets verandert. Je zult merken dat veranderingen in de praktijk vaak voorkomen.

Vragen

Je hebt informatie gelezen over het beheren van een agenda. Onderstaand kun je vragen maken, antwoorden vind je later in de proefles terug.

1. Wat zijn de belangrijkste manieren om doeltreffend met de tijd om te gaan?

2. Welke punten moet je als secretaresse met de manager afspreken om zijn agenda goed te beheren?


Antwoorden

1. Plannen en prioriteiten stellen. Dat betekent dat je de klussen die voorrang hebben, ook het eerst doet.

2. De manager moet zelfgemaakte afspraken zo snel mogelijk aan je doorgeven en/of dat de manager zelf alleen voorlopige afspraken maakt en dat jij die later bevestigd. 


Ben je na het volgen van de proefles enthousiast geworden?

Je kunt elke dag starten met de opleiding MBO Secretarieel medewerker dus zet vandaag nog de eerste stap!

8 redenen om bij het NTI te studeren

  1. Erkende opleidingen, gewaardeerd in het bedrijfsleven
  2. Prettige en deskundige begeleiding door ervaren docenten
  3. Voordelig lesgeld
  4. Flexibel studeren
  5. Studeren met veel persoonlijk contact
  6. Modern studeren via onze digitale leeromgeving
  7. Persoonlijke studiebegeleiding van een mentor
  8. Studeren op kosten van de werkgever en/of de fiscus

Het nieuwe studeren begint hier

Bij het NTI studeer je op je eigen manier. Je kunt op ieder gewenst moment met de opleiding van je keuze beginnen. Dankzij het nieuwe studeren, bepaal je zelf waar en wanneer je studeert. 

Inschrijven voor deze opleidingStudiegids aanvragenBel me terug

3 Studeren bij NTI

FlexibelStuderen® doe je bij NTI

Boekenwurmen, nachtbrakers, ochtendmensen, carrièretijgers; iedereen is anders en iedereen studeert anders. Met FlexibelStuderen® van NTI studeer jij op een manier die echt bij jou past. Start met jouw opleiding wanneer je wilt. Bepaal zelf waar en wanneer je studeert in een online leeromgeving en met echte studieboeken. Zo kun jij een opleiding goed combineren met een drukke baan, hobby’s en gezinsleven. FlexibelStuderen® doe je bij NTI.

Studietools

Bij NTI gebruik je, afhankelijk van je opleiding, verschillende studietools. Zo ga je aan de slag in de online leeromgeving, gebruik je jouw Mijn NTI en werk je met studieboeken.

Wil je meer weten?

Neem gerust contact met ons op als je nog vragen hebt. Onze adviseurs staan voor je klaar!

Persoonlijk studieadvies    Start een chat

Daarom FlexibelStuderen®:

  1. Erkende opleidingen, bekende naam
  2. Studeren met veel persoonlijk contact
  3. Voordelig studeren, transparant over kosten
  4. Studeren op jouw moment en jouw manier
  5. Overal studeren met onze online leeromgeving
  6. Persoonlijke begeleiding door mentoren en ervaren docenten
  7. Werkgevers zijn snel overtuigd

Direct inschrijven

Wat is jouw volgende stap?

We denken graag verder met je mee! Het starten van een studie is spannend en roept misschien nog wel meer vragen op. Maar wist je dat iets nieuws leren ook bijdraagt aan je levensgeluk? Je verder ontwikkelen is bovendien goed voor je zelfvertrouwen en je hebt natuurlijk aan de eettafel weer iets te vertellen ;-)

Klaar om te beginnen?

Schrijf je nu in

Heb je na het doen van deze proefles nog vragen? Of zijn er dingen waar je over twijfelt? Onze studieadviseurs geven je geheel vrijblijvend een persoonlijk studieadvies en beantwoorden al je vragen.

5 Ervaringen

Wat vinden onze eigen studenten van hun opleiding?

Bij NTI streven we naar kwalitatief goed onderwijs dat voor iedereen bereikbaar is. En wie kan dit beter beoordelen dan onze eigen studenten?

Chantal, 47 jaar

5star reviews

"Dit is mijn 2de studie bij de NTI en ik ben nog steeds enthousiast! Er is veel verbeterd vergeleken met mijn eerste studie en het is heel duidelijk wat je wanneer moet doen. Verder heb je veel vrijheid om zelf je tempo te bepalen en is de leerstof duidelijk aangegeven in de meeste boeken. Ik kan studeren bij de NTI van harte aanbevelen!" 

Rick

5star reviews

"Prima opleiding! Het niveau is niet te moeilijk, je kunt er lekker snel doorheen werken. Ik vind de stages die erbij horen erg leuk.. zo leer je direct in de praktijk. Over het NTI zelf, ik zou ze zeker aanraden. Contact verloopt netjes en snel, bij vragen regelen ze vrijwel direct alles voor je. Top!" 

Irene

4star.png

"Een goede ervaring over het algemeen. Het thuis studeren bevalt me erg goed en ik vind het prettig dat ik de vrijheid heb om mijn studie zo in te delen zoals het voor mij goed uitkomt."

Barbara de Loor

Vakopleiding Gewichtsconsulent

Studieadvies

studieadvies chat pop upHeb je een vraag of wil je studieadvies? Onze studieadviseurs zijn nu bereikbaar via de chat.

Start een chat