Opleiding Secretarieel medewerker

Proefles: Secretarieel medewerker

Leuk dat je een proefles hebt aangevraagd! Met deze proefles krijg je een indruk van de mbo-opleiding Secretarieel medewerker. Je krijgt inzicht in de lesstof. Je kunt ook vragen maken en deze zelf nakijken. Mocht je andere vragen hebben, neem dan gerust contact met ons op. Heel veel succes en plezier met de proefles.

Student aan het woord

“Het is heel erg fijn om zelf te mogen bepalen wanneer ik studeer. Als je vragen hebt, kun je gewoon mailen of bellen met een studieadviseur van het NTI of je kunt op het online forum ervaringen uitwisselen met medestudenten. Aanmelden voor verplichte dagen of examens kun je eenvoudig via Mijn NTI doen, geweldig!"

Inschrijven voor deze opleidingStudiegids aanvragenBel me terug

De agenda beheren

Als secretaresse beheer je de agenda van de manager. Dat is niet altijd gemakkelijk. Ondernemende managers komen immers altijd tijd tekort. Dat geldt vaak ook voor hun secretaresse. Tijd is geld. Dat is vooral van toepassing in een bedrijf. Dit betekent dat men de tijd die men heeft, goed moet besteden. Dat kan alleen door er zorgvuldig mee om te gaan. Zorg ervoor dat er geen kostbare tijd verloren gaat. De tijd zelf is niet te beinvloeden. Die gaat gewoon door. Je kunt er niet meer of minder van maken.

Men spreekt ook wel van timemanagement het beheersen, het in eigen hand nemen van de tijd; van je eigen tijd en van die van je manager. Dit houdt in dat je hem helpt op een weloverwogen manier de werkzaamheden te plannen en tijdig uit te voeren, zodanig dat hij niet doorlopend gestrest is en toch alles op tijd afkrijgt. Dat is niet alleen van belang voor de uitvoering van het werk, maar ook voor de manager zelf. Wanneer die doorlopend achter de feiten aanloopt, gaat het al snel mis met hem.

Timemanagement kun je ook zien als het beïnvloeden van het eigen gedrag. Als het zelf kiezen voor wat je gaat doen en hoe je dat gaat doen. Goede secretaresses - en goede managers - houden zich daar hun hele loopbaan intensief mee bezig. Het beheren van de agenda van de manager door de secretaresse speelt daarbij een belangrijke rol. Dat houdt veel meer in dan alleen maar invullen. Agendabeheer betekent: zorgvuldig en vindingrijk met de tijd omgaan.

Hoe ga je zorgvuldig en vindingrijk met tijd om?

De belangrijkste manieren om doeltreffend met de tijd om te gaan, zijn:

  • plannen
    Door je werkzaamheden te plannen, dat wil zeggen over de tijd te verdelen, kun je voorkomen dat je het de ene dag razend druk hebt en de volgende dag niets te doen hebt. Geen van beide is prettig;
  • prioriteiten stellen
    Dat betekent dat je de klussen die voorrang hebben, ook het eerst doet. Als een brief vandaag nog de deur uit moet, ga je niet eerst een rapport schrijven waar je een week over doet. Je kunt werkzaamheden onderverdelen in: urgent, zeer belangrijk en belangrijk. In deze volgorde werk je ze ook af.

De agenda

Als secretaresse weet je meestal precies waar de manager zich mee bezighoudt. En ook of hij het druk heeft of niet. Kortom, jouw werk is nauw met dat van de manager verweven. Je regelt zelfs voor een deel diens werk. Je bent dus in feite de manager van de manager.

Hierbij speelt de agenda een belangrijke rol. Het woord agenda komt uit het Latijn en betekent: ‘ wat te doen staat'. Dat laatste kan in een bedrijf tegenwoordig niemand meer uit het hoofd weten, zelfs de manager niet. Zonder een zorgvuldig bijgehouden agenda kan hij zijn werk dan ook niet goed uitvoeren. Elke dag ziet hij in zijn agenda wat er moet gebeuren.

Om de agenda van de manager goed te kunnen beheren, is het nodig daar met hem een aantal punten over af te spreken, bijvoorbeeld dat hij zelfgemaakte afspraken zo spoedig mogelijk aan jou doorgeeft. Jij kunt die dan in de agenda verwerken. Zo voorkom je dat de agenda, die jij beheert, 'achterloopt'. Geeft de manager zijn afspraken niet zorgvuldig aan jou door, dan kun jij nooit definitieve afspraken voor hem maken. Daar ondervindt hij dan zelf nadeel van.

Je kunt ook afspreken dat de manager zelf alleen voorlopige afspraken maakt en dat jij die later - schriftelijk of telefonisch - bevestigt. Ook kan hij een gesprekspartner aan het eind van het telefoongesprek met jou doorverbinden. Jij kunt dan precies vertellen wat de mogelijkheden voor de afspraken zijn en die afspraak vervolgens definitief maken.

Een oplossing voor dit probleem is een elektronische agenda. Wanneer de computers in het bedrijf gekoppeld zijn, kan de afspraak die de manager heeft gemaakt op de computer van de secretaresse terechtkomen. Zij kan dan direct beoordelen of de afspraak in de agenda past.

Het is daarom verstandig om dagelijks de agenda ‘ s te vergelijken om te zien of alles nog klopt. Of er geen dubbele afspraken zijn. En of er geen onnodig tijdverlies ontstaat doordat afspraken onhandig gemaakt zijn.

Zonder fouten

Het lijkt vanzelfsprekend om foutloos afspraken te maken. In werkelijkheid worden daar door de haast en drukte in bedrijven veel fouten mee gemaakt. Vooral de datum wordt vaak verkeerd genoteerd. De gesprekspartner komt dan een dag of een week te vroeg of te laat opdagen. Ook over de plaats zijn vaak misverstanden. Dat betekent allemaal tijdverlies en irritatie. Besteed daar dus zorg aan!

Je kunt veel problemen voorkomen door aan het eind van het gesprek de afspraak duidelijk te herhalen, vooral datum, tijdstip en plaats. Vraag ook of de ander alles net zo heeft genoteerd als jij.

Noodzakelijke gegevens
Behalve de datum, het tijdstip en de plaats zijn meestal nog andere gegevens belangrijk, bijvoorbeeld:

  • het onderwerp of het doel van het gesprek;
  • wie er aan het gesprek deelnemen;
  • de namen, adressen en (mobiele) telefoonnummers van de deelnemers (voor het geval de afspraak niet doorgaat of gewijzigd wordt);
  • het vermoedelijke eindtijdstip.
    Het is verstandig om de agenda met potlood in te vullen. Je kunt dan gemakkelijk wijzigingen aanbrengen voor het geval er iets verandert. Je zult merken dat veranderingen in de praktijk vaak voorkomen.

Vragen

Je hebt informatie gelezen over het beheren van een agenda. Onderstaand kun je vragen maken, antwoorden vind je later in de proefles terug.

1. Wat zijn de belangrijkste manieren om doeltreffend met de tijd om te gaan?

2. Welke punten moet je als secretaresse met de manager afspreken om zijn agenda goed te beheren?


Antwoorden

1. Plannen en prioriteiten stellen. Dat betekent dat je de klussen die voorrang hebben, ook het eerst doet.

2. De manager moet zelfgemaakte afspraken zo snel mogelijk aan je doorgeven en/of dat de manager zelf alleen voorlopige afspraken maakt en dat jij die later bevestigd. 


Ben je na het volgen van de proefles enthousiast geworden?

Je kunt elke dag starten met de opleiding MBO Secretarieel medewerker dus zet vandaag nog de eerste stap!

8 redenen om bij het NTI te studeren

  1. Erkende opleidingen, gewaardeerd in het bedrijfsleven
  2. Prettige en deskundige begeleiding door ervaren docenten
  3. Voordelig lesgeld
  4. Flexibel studeren
  5. Studeren met veel persoonlijk contact
  6. Modern studeren via onze digitale leeromgeving
  7. Persoonlijke studiebegeleiding van een mentor
  8. Studeren op kosten van de werkgever en/of de fiscus

Het nieuwe studeren begint hier

Bij het NTI studeer je op je eigen manier. Je kunt op ieder gewenst moment met de opleiding van je keuze beginnen. Dankzij het nieuwe studeren, bepaal je zelf waar en wanneer je studeert. 

Inschrijven voor deze opleidingStudiegids aanvragenBel me terug

1 / 1